Énoncé sur la protection des renseignements personnels relativement à la diligence raisonnable en matière de lutte à la corruption

Avant de faire certains dons ou de faire appel à un entrepreneur ou à un fournisseur dont la définition correspond à celle d’un intermédiaire indépendant, Walmart procède à une vérification préalable, notamment en ce qui a trait à la collecte de renseignements, dont l’objectif précis est : (i) d'évaluer les risques de corruption associés à chaque bénéficiaire, sous-traitant ou fournisseur potentiel de don (collectivement, le « Candidat ») pour le respect de nos obligations légales, plus précisément pour déterminer si un Candidat représente un risque de non-respect de toute loi anticorruption ou de toute autre loi semblable applicable, y compris la Loi sur la corruption des fonctionnaires étrangers Canada), (ii) d'évaluer, de sélectionner et d'approuver ou de rejeter le Candidat; (iii) de communiquer avec les Candidats; et (iv) au besoin, d'évaluer la pertinence des fournisseurs offrant des services spécialisés; (v) de surveiller la conformité à notre processus anticorruption et (vi) d'obtenir des conseils de conseillers juridiques externes (le cas échéant). Pour les Candidats retenus, ces vérifications seront mises à jour tous les deux (2) ans.

Cette vérification préalable comprend les tâches suivantes :

1. Remplir un questionnaire du Candidat qui, s’il y a lieu, exige les renseignements suivants :

• renseignements personnels et commerciaux du Candidat (renseignements qui identifient personnellement le Candidat et son entreprise et ses qualifications);
• coordonnées de la ou des personnes responsables de la relation d’affaires entre le Candidat et Walmart, y compris le nom, l’année de naissance, le pays de résidence, le numéro de téléphone et l’adresse courriel;
• renseignements relatifs aux services fournis ou aux dons proposés;
• renseignements relatifs à tout sous-traitant, à toute filiale ou à toute autre partie liée (partenariats, sociétés sœurs, coentreprises, etc.), à toute tierce partie, intermédiaires ou autres personnes ou entités que le Candidat doit engager dans la prestation de services, y compris le nom, l’année de naissance, le pays de résidence, le numéro de téléphone et l’adresse courriel;
• renseignements concernant les propriétaires, les partenaires ou les actionnaires des entreprises que le Candidat doit engager dans la prestation de services, y compris le nom, l’année de naissance, le pays de résidence, la citoyenneté, le pourcentage de propriété et l’indication d’un lien avec une entité gouvernementale, un parti politique ou une campagne;
• renseignements de référence (coordonnées de l’entreprise et de la personne-ressource pour les références du Candidat);
• renseignements concernant toute accusation ou condamnation formelle contre le Candidat, ses fiduciaires, ses dirigeants ou ses administrateurs, y compris les infractions liées à la corruption.

2. Recherches sur Internet ou d’autres sources publiques d’information (p. ex. : registres de données publiques) et à partir d’une base de données fournie par un tiers (Dun & Bradstreet).

Dans la mesure où vous avez fourni des renseignements personnels sur une autre personne relativement à ce questionnaire, vous devez garantir que vous avez obtenu le consentement écrit de Walmart pour le traitement de ses renseignements tel qu’il est décrit dans le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels et vous convenez que vous conserverez tous ces consentements au dossier et que vous les fournirez sur demande.

Les renseignements recueillis auprès de vous et d’autres sources seront conservés pour le compte de Walmart dans une base de données électronique fournie par Dun & Bradstreet. Cette base de données est hébergée aux États-Unis. Dun & Bradstreet peut également utiliser les coordonnées de l’entreprise que vous avez recueillies pour mettre à jour sa base de données mondiale sur les affaires. L’information conservée par Dun & Bradstreet dans le cadre de sa base de données mondiale est la responsabilité de Dun & Bradstreet et est assujettie à l’énoncé sur la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : https://www.dnb.com/utility-pages/privacy-policy.html.

Nous communiquons ces renseignements à Dun & Bradstreet afin qu’elle puisse fournir des données commerciales sur les organisations aux équipes anticorruption de Walmart pour les informer de la vérification préalable. Walmart demandera à Dun & Bradstreet de faire des recherches de Candidats à l’aide de sa base de données mondiale.

En plus des parties décrites dans l’Énoncé sur la protection des renseignements personnels, nous pouvons partager les renseignements que vous fournissez avec nos sociétés affiliées nationales et internationales de Walmart aux fins décrites ci-dessus.

Nous pouvons transférer les renseignements personnels et commerciaux que nous recueillons à d’autres pays où nous faisons affaire, et qui ne sont peut-être pas dotés des mêmes lois que le pays où vous résidez. Nous avons pris des mesures pour fournir un niveau de protection adéquat conformément aux lois applicables en matière de protection des données dans les pays où nous exerçons nos activités.

Nous conservons les renseignements du candidat aussi longtemps qu’ils sont requis aux fins décrites dans le présent énoncé. Les renseignements personnels concernant les vérifications préalables, que ce soit sur papier ou par voie électronique, sont conservés pendant cinq (5) ans ou selon les exigences de la loi ou de la directive de Walmart, à compter de la date la dernière action connexe.

Pour accéder à vos renseignements personnels contenus dans votre dossier personnel, les supprimer, les mettre à jour ou les corriger, veuillez remplir le formulaire de demande ou écrire au Bureau de protection de la vie privée, la Compagnie Wal-Mart du Canada, 1940 Argentia Road, Mississauga (Ontario) L5N 1P9.